5 consejos para cerrar un acuerdo con tu proveedor

20/02/2015
Una vez has elegido al proveedor con el que vas a trabajar llega uno de los momentos clave: firmar el acuerdo entre ambas partes
Contrato proveedor
Cuando prepares un acuerdo o contrato para firmar con el proveedor elegido es importante que tengas en cuenta todos los puntos, ya que son los que determinarán cuánto y cuándo pagarás, cómo se hará el seguimiento del trabajo y cómo se procederá en caso de desacuerdo.
 
Para tener todos estos detalles controlados es necesario poner atención a los siguientes 5 puntos:
 
1. Pagar por horas o por proyecto finalizado
 
Es importante que en el acuerdo con el proveedor se pacte cómo se va a facturar el trabajo que se realice. Las dos maneras de detallarlo son por producto entregado o por las horas dedicadas al proyecto. En el caso de que se decida facturar por horas, éstas deberán estar estimadas de antemano y detalladas cuando se entregue la factura. 
 
Si el proveedor trabaja en equipo es recomendable que le pidas un resumen de las horas que va a dedicar cada miembro del equipo y si se facturan al mismo importe todos ellos o hay diferencias según el tipo de tareas que realice cada uno.
 
2. Hitos o fases del proyecto
 
Asegúrate que en el acuerdo conste cada una de las fases o entregas del proyecto, detallando fechas de entrega y lo que se espera obtener en cada una de estas entregas por parte del proveedor. De este modo evitarás retrasos y el proveedor sabrá de antemano lo que se espera de él en todo momento.
 
3. Periodos de facturación
 
Marca en el acuerdo con el proveedor sobre cada cuánto debe reportarte las horas dedicadas al proyecto (en caso de que factures por horas). Lo más recomendable es llevar un control semanal para poder detectar si el proveedor le ha dedicado más tiempo del que estaba planeado.
 
Ten en cuenta que a veces surgen imprevistos o complicaciones en alguna fase del proyecto y el proveedor se ve obligado a dedicar más horas de lo esperado. Si lo detectas a tiempo puedes ajustar el presupuesto o las horas previstas para las siguientes fases y poder controlar así el precio final del proyecto.
 
En el caso de que factures por hitos, deberás marcar el porcentaje de la facturación que se pagará en cada etapa del proyecto.
 
4. Informe o control del estado del proyecto
 
Indica en el acuerdo o contrato cada cuánto deberá informarte el proveedor del estado del proyecto y cómo quieres que te informe, es decir, qué datos necesitas que te facilite el proveedor para poder conocer el detalle del estado del proyecto. 
 
Esto es especialmente útil cuando externalizas servicios como pueden ser el mantenimiento de redes sociales o la gestión de un blog, donde además de saber el volumen de publicaciones que hace el proveedor puedes ver si se están obteniendo buenos resultados con cada una de las publicaciones.
 
5. Determinar qué acciones se tomarán si se rompe el contrato antes de finalizar el proyecto
 
Esto punto es muy importante tanto para ti como para tu proveedor, ya que el contrato se puede ver interrumpido por ambas partes. Debe constar si hay penalización en la remuneración del trabajo si el proveedor abandona el contrato o si por tu parte aseguras un importe mínimo en el caso de no querer seguir por no estar contento con el trabajo del proveedor. Si este punto está bien detallado y es aceptado por ambas partes, sin duda, se pueden evitar muchos problemas.
 
 
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